Правовi засади регулювання, органiзацiї, ведення бухгалтерського облiку та складання фiнансової звiтностi в Українi визначає Закон України вiд 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облiк та фiнансову звiтнiсть в Українi» (далi — Закон). Згiдно з пунктом 2 статтi 3 Закону бухгалтерський облiк є обов’язковим видом облiку, який ведеться пiдприємством. Вiдповiдно до вимог пункту 1 статтi 9 Закону пiдставою для бухгалтерського облiку господарських операцiй є первиннi документи, якi фiксують факти здiйснення господарських операцiй. Первиннi документи повиннi бути складенi пiд час здiйснення господарської операцiї, а якщо це неможливо — безпосередньо пiсля її закiнчення. Згiдно з пунктом 3 статтi 8 Закону вiдповiдальнiсть за органiзацiю бухгалтерського облiку та забезпечення фiксування фактiв здiйснення всiх господарських операцiй у первинних документах, збереження оброблених документiв, регiстрiв i звiтностi протягом встановленого термiну, але не менше трьох рокiв, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здiйснює керiвництво пiдприємством вiдповiдно до законодавства та установчих документiв.
Крiм того, пунктом 6.1. Положення про документальне забезпечення записiв у бухгалтерському облiку, яке затверджено наказом Мiнiстерства фiнансiв України вiд 24.05.1995 № 88, зареєстрованим у Мiнiстерствi юстицiї України 05.06.1995 за № 168/704 (далi — Положення № 88), зазначено, що первиннi документи та облiковi регiстри, що пройшли обробку, бухгалтерськi звiти i баланси пiдлягають обов’язковiй передачi до архiву.
Пунктом 6.10 Положення № 88 визначено, що у разi пропажi або знищення первинних документiв, облiкових регiстрiв i звiтiв керiвник пiдприємства, установи письмово повiдомляє про це правоохороннi органи та наказом призначає комiсiю для встановлення перелiку вiдсутнiх документiв та розслiдування причин їх пропажi або знищення. Для участi в роботi комiсiї запрошуються представники слiдчих органiв, охорони i державного пожежного нагляду. Результати роботи комiсiї оформляються актом, який затверджується керiвником пiдприємства, установи. Копiя акта надсилається органу, в сферi управлiння якого перебуває пiдприємство, установа, а також державнiй податковiй iнспекцiї — пiдприємствами та мiсцевому фiнансовому органу — установами, в 10-денний строк.
Пунктом 44.3 статтi 44 Кодексу визначено, що платники податкiв зобов’язанi забезпечити зберiгання документiв, визначених у пунктi 44.1 статтi 44, а також документiв, пов’язаних iз виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючi органи, не менш як 1095 днiв з дня подання податкової звiтностi, для складення якої використовуються зазначенi документи, а у разi її неподання — з передбаченого Кодексом граничного термiну подання такої звiтностi. Платникам податкiв забороняється формування показникiв податкової звiтностi, митних декларацiй на пiдставi даних, не пiдтверджених документами, що визначенi абзацом першим пункту 44.1 статтi 44 Кодексу.
Згiдно iз пунктом 44.5 статтi 44 Кодексом у разi втрати, пошкодження або дострокового знищення документiв, зазначених в пунктах 44.1 i 44.3 статтi 44 Кодексу, платник податкiв зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої подiї письмово повiдомити контролюючий орган за мiсцем облiку в порядку, встановленому Кодексом для подання податкової звiтностi, та контролюючий орган, яким було здiйснено митне оформлення вiдповiдної митної декларацiї. Платник податкiв зобов’язаний вiдновити втраченi документи протягом 90 календарних днiв з дня, що настає за днем надходження повiдомлення до контролюючого органу.
Отже, враховуючи зазначене вище, у разi неможливостi проведення перевiрки платника податкiв у випадках, передбачених пунктом 44.5 статтi 44 Кодексу, термiн проведення такої перевiрки переноситься до дати вiдновлення та надання документiв до перевiрки в межах визначених цим пiдпунктом строкiв.
