Часто платники запитують як правильно виправити помилкові суми доходів або відомості по працівникам в персоніфікації (Додаток 4): потрібно подавати уточнюючі звіти? Як виправлення можна провести в 1ДФ і за які минулі періоди?
У разі, якщо у Додатку 4 (в таблицях 1 або 6) виявлено помилки по нарахованим сумам доходів або ЄСВ за будь-які роки, виправлення необхідно відобразити в поточній звітності у відповідних таблицях Додатку 4, використовуючи типи нарахувань 2 і 3 у колонці 10 Таблиці 6 та/або рядки 6 і 7 Таблиці 1. Всі суми виправляються в поточних звітах. Скасувати подані звіти по помилковим сумам не можна за будь-які роки. Оскільки під час подання Додатку 4 відбувається погодження зобов’язання по ЄСВ і його корегування у наступних періодах у зв’язку із помилкою не дає підстави підприємству не сплатити задекларовану суму ЄСВ. Але не сплата погодженого зобов’язання по ЄСВ за звітний місяць призведе до нарахування штрафу і пені відповідно до п. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ (№ 2464).
Якщо помилкові суми поточного звіту занизили зобов’язання по ЄСВ і підприємство в наступних періодах корегує такі суми в бік збільшення, на донараховані суми в поточній звітності будуть застосовані штрафи у розмірах, визначних п. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ. Так, у листі від 30.09.2015 р. N 22474/10/28-10-06-11 ДФСУ нагадує підприємствам, що «у разі виявлення страхувальником у Звіті після закінчення звітного періоду помилки в реквізитах (крім сум), що стосується страхувальника або застрахованої особи, подаються скасовуючі документи, тобто страхувальник повинен сформувати та подати Звіт за попередній період, який містить: перелік таблиць Звіту, відповідну таблицю зі статусом ”скасовуюча” з відомостями, які були помилкові, на одну або декількох застрахованих осіб та відповідну таблицю зі статусом ”початкова” із зазначеними правильними відомостями на одну або декількох застрахованих осіб, при цьому таблиця 6 додатка 4 до цього Порядку повинна містити дані по кожній застрахованій особі окремо». Обмежень щодо періодів, за які роботодавець має право подати скосовуючий звіт з метою виправлення самостійно виявлених недостовірних відомостей, чинним законодавством не передбачено.
Що стосується штрафів, то передбачається застосування штрафів на підставі ст. 26 Закону про ЄСВ та ст. 165 КпАП. З цього приводу ДФСУ вже висловилась у своєму листі від 11.09.2015 р. № 33814/7/99-99-17-03-01-17. Таблиця 5 можлива з поданням Додаткової без штрафів. Якщо підприємство неправильно зазначило відомості у Таблиці 5 Додатку 4 (помились або не включили необхідні дані), то хвилюватися з цього приводу не потрібно, оскільки помилки у цій таблиці не тягнуть за собою жодних штрафів. Достатньо тільки подати «Додаткову» Таблицю 5 за відповідні минулі періоди.
Якщо підприємство «забуло» подати персоніфікацію, подання початкової або уточнюючої форми за такий період вже не можливе! Незадекларовані суми доходів і ЄСВ потрібно включити в поточну персоніфікацію, використовуючи тип 2 у колонці 10 до нарахованих доходів із проставлянням «забутого» місяця. Відповідні донараховані суми доходів і ЄСВ будуть відображені рядку 6 таблиці 1 Додатку 4, що призведе до нарахування штрафів відповідно до п. 11 ст. 25, ст. 26 Закону про ЄСВ та ст. 165 КпАП.
Виправлення помилок в податковій декларації по формі 1ДФ можна провести вдома шляхами (ст. 50 ПКУ):
- Або подання уточнюючих декларацій за минулі періоди
- Або включення до поточної декларації необхідних відкоригованих сум
При обранні першого способу підприємство має видалити помилковий рядок в Уточнюючій формі і додати правильний рядок використовуючи коди 0 і 1 в колонці 9 таблиці 1 Декларації. Подання уточнюючою форми може призвести до нарахування штрафів по п. 119.2 ПКУ під час податкової перевірки.
Якщо підприємство обирає другий спосіб, то відкориговані суми по відповідним ознакам доходів поєднують разом із сумами звітного періоду, отриманий результат (зменшений, збільшений або із знаком «-») відображається персоніфіковано по кожній особі.
За який період (місяці, роки) можна виправляти суми ПДФО і доходів? Якщо для персоніфікації ці періоди не обмежені у часі і роках, то для ПДФО є обмеження. Так, ДФСУ у своєму листі від 30.09.2015 р. N 22474/10/28-10-06-11 зазначила, що допустимий строк подання уточнюючих 1095 днів, тобто три роки!
«Подання податковим агентом уточнюючого податкового розрахунку за ф.№1-ДФ за періоди, за якими минув строк позовної давності (1095 днів), ПКУ не передбачено».
Отже, якщо підприємство неправильно визначало суму доходів і ПДФО за періоди до 2012 року, подавати уточнюючі звіти або виправляти суми за ці роки вже не потрібно.
