Відповідно до п.1 р.VII Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків (далі - Положення), затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.11.2012 № 1147, фізична особа незалежно від віку (як резидент, так і нерезидент), для якої раніше не формувалася облікова картка фізичної особи – платника податків (далі – Облікова картка) та яка не включена до Державного реєстру, зобов’язана особисто або через законного представника чи уповноважену особу подати відповідному органу ДПС Облікову картку за формою № 1ДР, яка є водночас заявою для реєстрації у Державному реєстрі, та пред’явити документ, що посвідчує особу, який містить необхідні для реєстрації реквізити, а саме: прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), дату народження, місце народження, місце проживання, громадянство.
Фізична особа подає Облікову картку до органу ДПС за своїм місцем проживання або за власним бажанням - до органу ДПС за місцем отримання доходів, або за місцезнаходженням іншого об’єкта оподаткування. Фізична особа, яка не має постійного місця проживання в Україні, подає Облікову картку до органу ДПС за місцем отримання доходів або за місцезнаходженням іншого об’єкта оподаткування.
Фізичні особи - іноземці та особи без громадянства подають Облікову картку до органів ДПС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (п.2 р.VII Положення).
Згідно з п.6 р.I Положення для подання Облікової картки, заяви про зміну даних, що вносяться до Облікової картки, або видачі документа, що засвідчує реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі, використовуються дані документа, що посвідчує особу, а саме:
для іноземців - національний паспорт або документ, що його замінює (документ, що посвідчує громадянство, посвідчує особу власника, виданий уповноваженими державними органами, який дає право в’їзду або виїзду з країни і визнаний Україною).
Облікова картка може бути подана через законного представника чи уповноважену особу за наявності документа, що посвідчує особу такого представника, та документа, що посвідчує особу довірителя, або його ксерокопії (з чітким зображенням), а також довіреності, засвідченої у нотаріальному порядку, на проведення реєстрації фізичної особи у Державному реєстрі.
Відповідно до п.4 р.VII Положення для реєстрації іноземців та осіб без громадянства додатково подається засвідчений у встановленому законодавством порядку переклад на українську мову документа, що посвідчує особу іноземця чи особи без громадянства.
Якщо довірена особа є іноземцем або особою без громадянства, то до документа, що посвідчує її особу, додатково подається засвідчений у встановленому законодавством порядку переклад українською мовою такого документа.
Реєстрація іноземців та осіб без громадянства здійснюється після виконання вимог Порядку продовження строку перебування та продовження або скорочення строку тимчасового перебування іноземців та осіб без громадянства на території України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2012 року № 150 (п.6 р.VII Положення).
Реєстрація фізичної особи у Державному реєстрі здійснюється протягом п’яти робочих днів від дня подання до органу ДПС Облікової картки (п.8. р.VII Положення). У разі виявлення недостовірних даних або помилок у поданій Обліковій картці може бути відмовлено у реєстрації або продовжено строк реєстрації.
За бажанням особи документ, що засвідчує реєстрацію у Державному реєстрі, може бути виданий законному представнику чи уповноваженій особі за наявності документа, що посвідчує особу такого представника, та документа, що посвідчує особу довірителя, або його ксерокопії (з чітким зображенням), а також довіреності, засвідченої у нотаріальному порядку, на видачу такого документа (п.11 р.VII Положення).
Фізичні особи - іноземці та особи без громадянства отримують документ, що засвідчує реєстрацію у Державному реєстрі, в органах ДПС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (абзац 4 п.10 VII Положення).
Документ, що засвідчує реєстрацію у Державному реєстрі, надається протягом п’яти робочих днів з дня звернення фізичної особи, її законного представника або уповноваженої особи до органу ДПС за місцем проживання фізичної особи або за місцем отримання доходів, або за місцезнаходженням іншого об’єкта оподаткування.
Фізичні особи - громадяни України, які не мають постійного місця проживання в Україні або тимчасово перебувають за межами населеного пункту проживання, отримання доходів, місцезнаходження іншого об’єкта оподаткування, можуть звернутися за отриманням документа, що засвідчує реєстрацію у Державному реєстрі, до будь-якої державної податкової інспекції. У такому разі строк видачі документа може бути продовжено до десяти робочих днів.
Для видачі документа, що засвідчує реєстрацію у Державному реєстрі іноземців та осіб без громадянства, додатково подається засвідчений у встановленому законодавством порядку переклад українською мовою документа, що посвідчує особу іноземця чи особи без громадянства.
Якщо при видачі документа, що засвідчує реєстрацію у Державному реєстрі, встановлено порушення чи неточності при формуванні реєстраційного номера Облікової картки, які не можна усунути, можлива його зміна. При цьому громадянин отримує документ, що засвідчує реєстрацію у Державному реєстрі, зі зміненим реєстраційним номером (п.13 р.VII Положення).
Фізична особа може подати до органу ДПС заяву в довільній формі щодо отримання довідки про зміну реєстраційного номера Облікової картки, яка надається протягом п’яти робочих днів з дня подання заяви за формою, наведеною в додатку 5 до Положення.
Відповідно до п.1 р.ІХ Положення фізичні особи зобов’язані подавати органам ДПС відомості про зміну даних, які вносяться до Облікової картки, протягом місяця з дня виникнення таких змін шляхом подання Заяви за формою № 5ДР, наведеною в додатку 11 до Положення.
Для заповнення Заяви використовуються дані документа, що посвідчує особу громадянина, та інших документів, які подаються у разі зміни таких даних (п.3 р.ІХ Положення).
Якщо зазначені документи видані не українською мовою, необхідно подати засвідчені в установленому законодавством порядку переклади документів українською мовою (п.3 р.ХІ Положення).
